こんにちは、MakeShopのあらいです。
いつもMakeShopをご利用いただきありがとうございます。

今回は、カスタマーサポートチームによる『1回の注文で配送(伝票番号)が分かれた時の、配送完了(発送完了)メールの送り方』をご紹介します!

こんなお悩みありませんか?

1回の注文で、以下のような理由から伝票番号が2つ以上になることがある
・各商品の配送元が違う
・一部、配送まで時間がかかる商品がある
・サイズ違いやクール便など配送区分の違う商品がある

1注文の配送完了メールを複数回に分けて送る方法!

MakeShopでは1つの注文に対して伝票番号や配送業者、配送完了メールの送付は1回のみです。
そのため、複数回に分けてメールを送りたい時に困りますよね。

また、注文に付与ポイントがある場合は「配送完了」処理をするとポイントが付与されますので、1注文で複数回の配送をする時は、最後の配送時に「配送完了」処理をする必要があります。

そんな時は、下記の対応をおすすめします!

【その1】配送1回目~最終回手前までの対応方法
【その2】配送ご連絡用テンプレートメールの作成

早速みていきましょう。

【その1】配送1回目~最終回手前までの対応方法

テンプレートメールで「配送業者」と「伝票番号」をお客様にお知らせする内容を作ることができます。テンプレートメールを利用して、以下の作業を試してみましょう。

例)1回で購入した商品が「タオル」「食品」「ソファー」で、3回の配送になるとします。

1回目の配送 2回目の配送 3回目の配送
タオル 食品 ソファー
配送業者:ゆうパック 配送業者:クロネコヤマト 配送業者:佐川急便
伝票番号:11111111111 伝票番号:99999999999 伝票番号:5555555555
(1)テンプレートメールを作成する

作成方法は【その2】配送ご連絡用テンプレートメールの作成をご参考ください。

(2)【詳細注文情報】を編集する

【注文管理】>【注文管理】>【注文検索/一括処理】

【詳細注文情報】を開き、1回目に配送した「業者」を選択し「伝票番号」を入力して保存してください。

詳細注文情報

(3)「送信するメールを選択」をクリックする

送信するメールを選択

(4)テンプレートメールを選択

上記(1)で作成したテンプレートメールを選択します。
必要に応じて本文の編集をおこない「メールを送信する」をクリックしてください。

送信メール

・「今回の配送商品は「タオル」となります。」のように配送する商品について追記しておくのがおすすめです。
・「送信前に確認」することもできます。

(5)メモする

テンプレートメール送信後、(2)で保存した「業者」「伝票番号」は削除して「メモ」欄に備忘録として「例)〇回目 業者・伝票番号・商品名」のように分かりやすい内容を入力しておきましょう。

メモ

・画面下部でテンプレートメールの送信履歴も確認できます。

▼1回目と2回目のテンプレートメール送信後

1回目と2回目のテンプレートメール送信後

(6)「配送完了」する

最終回手前まで繰り返し、最終回の配送をしたら「配送完了」ボタンで通常通り処理します。

▼3回目(最終回)の配送完了

3回目(最終回)の配送完了

・最終回の「配送完了」メールを編集してから送信したい場合は、配送完了のメール編集からおこなってください。

【その2】配送ご連絡用テンプレートメールの作成

複数回に分けて「配送完了(発送完了)メール」を送るため、テンプレートメールを作成しましょう。

(1)【自動返信メール管理】を設定する

【メール】>【メール管理】>【自動返信メール管理】

でメール種類の中から「テンプレートメール」を選択し、プルダウンから「使用していない番号」を選びます。「テンプレート名」は、「配送ご連絡用」など入力してください。

自動返信メール

設定例)
「メール種類」:「テンプレートメール」プルダウンから「使用していない番号」を選択
「テンプレート名」:例)配送ご連絡用
「送付可否」:送付する
「宛先選択」:顧客 or 両方
「メールタイプ」:Text
(2)件名・本文を作成する

件名と本文は、自動返信メール素材集「◆ テンプレートメール 「発送完了」(通常注文・複数配送対応)」の素材を使いましょう。
入力が終わったら「保存」してください。

自動返信メール

入力例)
「件名」:商品発送のお知らせ ○○ショップ

「本文」:
[MAIL_HEAD]
[SENDER_NAME]様

いつもお世話になっております。
以下のご注文につきまして、一部商品の発送を完了いたしましたのでご連絡いたします。

◆ご注文内容━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

■注文日時:[ORDER_DATE]
■注文番号:[MAIL_ORDERNUM2]
[DELIVERY_START]
お届け先———————————————–
■お名前:[RECEIVER_NAME]
■お電話番号:[RECEIVER_TEL]
■ご住所:[RECEIVER_ADDR]

■注文情報
[MAIL_ORDER]

■お届け予定日:[DELIVERY_HOPE_DATE]
■お届け希望時間帯:[DELIVERY_HOPE_TIME]

■配送追跡URL:[DELIVERYNUM]
■伝票番号:[DELIVERYNUM2]
[DELIVERY_END]
[DELIVERY_LOOP_START]
お届け先 [DELIVERY_NUM]——————————–
■お名前:[RECEIVER_NAME]
■お電話番号:[RECEIVER_TEL]
■ご住所:[RECEIVER_ADDR]

■注文情報
[MAIL_ORDER]

■お届け予定日:[DELIVERY_HOPE_DATE]
■お届け希望時間帯:[DELIVERY_HOPE_TIME]

■配送追跡URL:[DELIVERYNUM]
■伝票番号:[DELIVERYNUM2]

[DELIVERY_LOOP_END]

今後ともよろしくお願い申し上げます。

[MAIL_TAIL]

今回は一部商品の配送となる旨をわかりやすくするため、本文に「一部」と追記してもいいでしょう。(上記の入力例をご参照ください)

いかがでしたでしょうか。

1注文で複数回の配送に分かれる場合、一部の多店舗連携ツールではメールを分けて送れるサービスもあるようですが、本記事を参考にすれば費用をかけずに対応できますので、ぜひご活用ください!